TROK合同会社（以下「当社」）は、当社が提供する「経費精算・インボイス管理」サービス（以下「本サービス」、代表URL: https://expense.trok.co.jp/ ）における利用者情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。
1. 事業者情報
- 事業者名: TROK合同会社
- お問い合わせ: services@trok.co.jp
- 本サービス代表サイト: https://expense.trok.co.jp/
2. 取得する情報
本サービスでは、提供にあたり次の情報を取得・利用することがあります。
- Google アカウントに関する情報（氏名、メールアドレス、プロフィール画像など、認証時に Google から提供される範囲）
- Google Drive 上のファイル・フォルダへのアクセス権限および、本サービスの利用に伴い保存・参照する証憑・明細等のファイル情報
- 本サービス上で利用者が入力・アップロードする経費精算・インボイス関連データ（申請内容、支払記録、添付メタデータ等）
- 利用環境に関する情報（アクセス日時、IP アドレス、ブラウザ種別、Cookie／セッション情報など、サービス運営・セキュリティ上必要な範囲）
- お問い合わせ時に利用者から提供される連絡先・内容
3. 利用目的
- 本サービスの提供、本人確認、招待・権限管理
- 経費精算・インボイス管理業務の遂行（申請、承認、証憑保管、照会等）
- Google Drive 等への証憑保存および関連する権限・ラベル付与
- 障害対応、不正利用防止、セキュリティの確保
- 利用状況の把握・サービス改善（個人を特定しない統計処理を含む）
- 重要なお知らせ、サポート対応
- 法令に基づく対応
4. Google API / OAuth について
本サービスは Google の OAuth を用いてサインインし、必要な範囲で Google Drive 等の API を利用します。取得するアクセス権限（スコープ）は、本サービスの機能提供に必要なものに限ります。Google ユーザーデータの取扱いは、本ポリシーおよび Google の要件に従います。Google アカウント側の連携解除は、Google アカウントのセキュリティ設定から行えます。
5. 第三者提供
当社は、次の場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供しません。
- 利用者本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 本サービス提供のため、秘密保持契約等のもとで業務委託先に必要な範囲で預託する場合（例: ホスティング、メール送信基盤）
- 事業承継に伴い引き継がれる場合
テナント（契約組織）の管理者が本サービス上で扱う組織データについては、当該テナントの指示・設定に基づき処理されます。
6. 委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取扱いを委託することがあります。委託先には適切な監督を行います。
7. 保管・安全管理
当社は、取り扱う情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の安全管理のため、アクセス制御、通信の暗号化（HTTPS）、権限管理などの合理的な措置を講じます。保管期間は、利用目的の達成に必要な期間、契約・法令上必要な期間、または削除要請に応じて対応可能な範囲とします。
8. Cookie 等
本サービスは、ログイン状態の維持、セキュリティ、利便性向上のため Cookie および類似技術を使用します。ブラウザ設定により Cookie を拒否できますが、その場合本サービスの一部機能が利用できないことがあります。
9. 開示・訂正・削除等
利用者本人は、当社が保有する自己の個人情報について、法令に基づき開示、訂正、利用停止、削除等を請求できる場合があります。ご請求は services@trok.co.jp までご連絡ください。本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。テナント管理下のデータについては、まず所属組織の管理者へご確認ください。
10. 未成年者
本サービスは、原則として事業所・組織向けです。未成年者が利用する場合は、保護者等の適切な同意のもとでご利用ください。
11. 本ポリシーの変更
当社は、必要に応じて本ポリシーを変更します。重要な変更がある場合は、本サービス上での掲示その他適切な方法で周知します。変更後の本ポリシーは、本ページに掲載した時点から効力を生じます。
12. お問い合わせ
本ポリシーに関するお問い合わせは、次までご連絡ください。
TROK合同会社
メール: services@trok.co.jp
本サービス: https://expense.trok.co.jp/